Доля паперового документа Згідно з чинним законодавством (Закон № 1217-IX), фінальною датою для переведення паперових трудових книжок у цифровий формат визначено 10 червня 2026 року. Цей момент стане логічним завершенням п’ятирічного адаптаційного періоду, який розпочався у 2021 році для остаточного впровадження електронного обліку професійної діяльності громадян.
Процедуру оцифрування мають право ініціювати як безпосередньо роботодавці, так і самі громадяни, скориставшись вебпорталом Пенсійного фонду України (ПФУ).
Зараз за недотримання термінів оцифрування адміністративні санкції або штрафи не передбачені, ігнорування цього процесу може створити суттєві перешкоди в майбутньому. Відсутність відомостей у державному реєстрі часто стає причиною затримок при оформленні пенсійних виплат або виникає потреба у додатковому документальному підтвердженні стажу.
Варто зауважити, що у парламенті вже зареєстровано законопроєкт № 14257. Ця ініціатива пропонує пролонгувати термін завантаження даних на весь період дії воєнного стану та на три роки після його скасування. Проте, доки цей документ не ухвалено, офіційним орієнтиром залишається літо 2026 року.
Після оцифрування паперова книжка повертається працівнику на зберігання як офіційний документ. Якщо працівник бажає, роботодавець може продовжувати дублювати в ній записи паралельно з електронним обліком. Вимоги до сканування У Пенсійному фонді нагадують, що набутий до 1 січня 2004 року стаж враховується за даними трудової книжки, виданої при працевлаштуванні. Після цієї дати – за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Тому в разі втрати трудової книжки чи інших документів, що підтверджують стаж, його може бути важно зарахувати. Для того, щоб убезпечити себе, варто вчасно оцифрувати трудову.
До слова, оцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Крім трудової книжки, це також можуть бути:
– документи про здобуття освіти;
– свідоцтво про народження дитини (для жінок);
– військовий квиток;
– у разі втрати трудової: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Подати до ПФУ оцифровану книжку можна через портал електронних послуг. Для цього слід зайти в особистий кабінет, обрати розділ “Комунікації з ПФУ” і “Відомості про трудові відносини”.
Відскановані копії трудової книжки мають відповідати таким вимогам:
– бути кольоровими;
– повинні бути сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
– бути чіткими й відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
– формат зображення має бути .jpg або .pdf;
– розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Порожні сторінки трудової книжки не потрібно сканувати. І додатково повідомляти про те, що частина сторінок не була відсканована через відсутність записів, не треба.
Для пенсіонерів оцифрування трудових книжок необов’язкове: якщо пенсію вже призначено, то всі дані вже враховані Пенсійним фондом. Проте для перевірки стажу або працюючим пенсіонерам рекомендують подати скановані копії через портал ПФУ до 10 червня 2026 року.
Якщо ж немає можливості це зробити самостійно, можна звернутися за допомогою до роботодавця або у сервісний центр ПФУ.
Важливо, що оцифрування є безкоштовним і забезпечує прозорість даних про стаж, знижуючи ризик втрати документів. Що не зарахують до стажу Найчастіше при нарахуванні пенсії не зараховують періоди зі страхового стажу, коли не сплачували єдиний соціальний внесок (ЄСВ) або були помилки в документах.
Через це навіть тривалий трудовий стаж не завжди гарантує призначення пенсії.
Під час визначення права на пенсію береться до уваги не весь трудовий шлях. У ПФУ пояснюють, що до страхового стажу включають лише ті місяці та роки, за які фактично сплачено єдиний соціальний внесок і які мають належне документальне підтвердження.
Тобто Пенсійний фонд зараховує лише підтверджений страховий стаж. Через це частина його може бути втрачена, а в окремих випадках людина взагалі може не набрати мінімально необхідний стаж для виходу на пенсію.
Найпоширенішою причиною незарахування стажу є неофіційна зайнятість. Якщо трудові відносини не були оформлені належним чином або роботодавець не сплачував ЄСВ, такий період до стажу не включається.
У разі часткової сплати внеску стаж зараховується пропорційно сплаченій сумі. Якщо ж внески не сплачувалися зовсім, цей період повністю виключають зі стажу.
Крім того, проблеми з обліком стажу можуть виникати через:
– відсутність записів або помилки у трудовій книжці;
– неправильні дати, відсутні печатки чи неточні формулювання;
– навчання у закладах вищої освіти до 2004 року, якщо воно не підтверджене відповідними документами.
У ПФУ також звертають увагу на роботу за цивільно-правовими договорами, особливо у період до 2016 року. У багатьох випадках при такому форматі праці ЄСВ не сплачувався, тому відповідні періоди не включаються до страхового стажу.
Окремо варто врахувати, що період роботи за кордоном можуть не зарахувати, якщо між Україною та відповідною державою не укладено угоду про взаємне визнання страхового стажу.
Водночас законодавство передбачає можливість зарахування окремих періодів навіть без фактичної сплати внесків. До них належать, зокрема, військова служба та мобілізація, відпустка по догляду за дитиною до трьох років, а також періоди простою – за умови сплати роботодавцем мінімального страхового внеску.
А ось навчання у вищих, середніх спеціальних навчальних закладах, училищах та на курсах, за денною формою з 1 січня 2004 року не входить до страхового стажу. З цієї дати набув чинності Закон № 1058-IV, який запровадив поняття “страховий стаж” та враховує лише ті періоди, за які сплачено страхові внески.
Галина Гірак
Позначка: Трудова книжка
-
Оцифрування трудових книжок: чому це важливо зробити до червня
-
Цифрова міграція: чому трудову книжку слід перевести в електронний формат
Дедлайн наближається З 10 червня 2021 року у нас почав діяти Закон України № 1217 “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, що запровадив електронні трудові книжки. Це означає, що всі дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до цифрового Реєстру застрахованих осіб.
Як повідомляють у громадській організації “Трудові ініціативи”, держава дала п’ятирічний перехідний період для того, щоб здійснити цю “цифрову міграцію”. І до 10 червня 2026 рокуабсолютно вся інформація про трудову діяльність має бути відсканована, верифікована та внесена до Реєстру. Саме це гарантує, що трудова історія кожного з нас буде надійно захищена від будь-яких втрат, і стаж підтверджуватиметься для призначення пенсії.
Представники організації Аліна Антоненко та Катерина Швець зазначили, що відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. І якщо трудова книжка вже була оцифрована, то робити цього повторно не потрібно – ні під час прийняття на роботу, ні під час звільнення.
За законом, перевести трудовий стаж із паперового формату в цифровий мають право як застрахована особа (працівник), так і страхувальник (роботодавець).
Що повинен зробити працівник:
– увійти до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (https://portal.pfu.gov.ua/);
– обрати розділ “Електронна трудова книжка”;
– ознайомитися з наявними записами в електронній трудовій книжці;
– подати скановані копії паперових документів про стаж.
Окрім того, працівник також може передати відомості про трудову діяльність особисто в сервісному центрі Пенсійного фонду України. Ризикований момент Можливий і інший варіант оцифрування трудової книжки – коли відомості про стаж працівника подає представник роботодавця, він має:
– отримати згоду працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних (у довільній формі);
– увійти до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису роботодавця або за допомогою кваліфікованої електронної печатки (https://portal.pfu.gov.ua/);
– зліва на сторінці особистого кабінету обрати пункт меню “Надання скан-копій трудової книжки працівника”;
– зазначити дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків та ПІБ працівника;
– подати скановані копії паперових документів про стаж, а також скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.
Важливе уточнення: роботодавець може оцифрувати трудову книжку працівника, але, за законом, не зобов’язаний цього робити – які ризики це може спричинити? “Ситуація стає критичною, коли йдеться про мобілізованих працівників, які захищають Україну і фізично не можуть виконати свій обов’язок щодо самостійної подачі скан-копій до ПФУ. У цьому випадку, якщо роботодавець не оцифрує їхні книжки, їхній стаж може бути не підтверджений вчасно. Хоча це не юридична відповідальність, це є етичною та соціальною відповідальністю перед особою, яка виконує найважливіший державний обов’язок. Оскільки паперова трудова книжка мобілізованого працівника, як правило, зберігається у відділі кадрів, роботодавець єдиний, хто має фізичний доступ до оригіналу документа для оцифрування”,- застерігають у “Трудових ініціативах”. То ж хоча чинне законодавство України надає альтернативне право на оцифрування трудової книжки – або роботодавцю, або працівнику – у випадку з мобілізованими захисниками та захисницями виникає особлива ситуація, котра вимагає від роботодавця проявити соціальну ініціативу.
Також нагадаємо, що інформація про трудову діяльність після 1 січня 2004 року вже має бути внесена до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тому за періоди з 1 січня 2004 року для підтвердження стажу теоретично трудова книжка не потрібна, оскільки вся інформація про працівника вже повинна бути у Реєстрі. Перевірити це можна, отримавши витяг з Електронної трудової книжки на порталі Пенсійного фонду.
Що ж стосується стажу, набутого до 1 січня 2004-го, – то його потрібно самим вносити до реєстру. Основним джерелом інформації для цього є трудова книжка. Але якщо вона втрачена або містить помилки, можливі такі альтернативи, як відповідні виписки, довідки, особові рахунки, відомості про зарплату, письмові договори, посвідчення, характеристики, членські квитки профспілок з відмітками про внески. А якщо підприємство знаходиться на окупованій території або знищене – стаж підтверджується доказами двох свідків, які працювали там одночасно з заявником.
А у випадку, коли записи в трудовій книжці містять виправлення або неточності, а підприємство розташоване на окупованій території, стаж підтверджується через Комісії з питань підтвердження стажу роботи при головних управліннях ПФУ в областях та місті Києві.
Робота в шкідливих чи важких умовах (списки №1 і №2) підтверджується лише документами. Якщо підприємство ліквідоване без правонаступника – такі періоди також підтверджуються Комісіями ПФУ на основі архівних матеріалів. Виправлення помилок Варто не забути про те, що при внесенні необхідних даних для формування електронної трудової книжки можуть також знадобитися скани документів, які можуть вплинути на розрахунок стажу – наприклад, документи про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо.
Після оцифрування трудової книжки паперовий варіант віддають працівникові. Якщо він виявить бажання продовжити ведення паперової трудової книжки, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Якщо в результаті перевірки цифрової версії трудової книжки виявлені неточні, хибні записи або створено неправильний чи некоректний електронний запис, у Пенсійному фонді радять:
– авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
– створити повторне звернення (застраховані особи – у вкладці “Відомості про трудові відносини”, роботодавці – у вкладці “Відомості про трудові відносини працівника»);
– заповнити екранну форму;
– повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
– додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення;
– додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності).
Інший варіант – підготувати оригінали документів, які підтверджують правильність даних (паперова трудова книжка, дипломи, свідоцтва про народження дітей (для жінок), військовий квиток тощо) та звернутися особисто до будь-якого Сервісного центру Пенсійного фонду України.
Галина Гірак